1. Είναι διαθέσιμη η ημερομηνία που θέλεις;

Η πρώτη και πιο βασική ερώτηση είναι αν ο χώρος είναι διαθέσιμος την ημερομηνία που έχεις στο μυαλό σου. Ειδικά αν οργανώνεις γάμο, βάπτιση ή εταιρική εκδήλωση σε περίοδο υψηλής ζήτησης, καλό είναι να ρωτήσεις όσο πιο νωρίς γίνεται.

Αξίζει επίσης να μάθεις αν υπάρχει ευελιξία σε κοντινές ημερομηνίες. Μερικές φορές, μια Παρασκευή ή μια Κυριακή μπορεί να είναι πιο διαθέσιμη ή πιο οικονομική από ένα Σάββατο.

Ρώτησε:

• Είναι διαθέσιμη η ημερομηνία που θέλω;
• Υπάρχει άλλη εκδήλωση την ίδια ημέρα;
• Πόσες ώρες μπορώ να έχω τον χώρο;
• Υπάρχει δυνατότητα παράτασης;

2. Πόσα άτομα χωράει άνετα ο χώρος;

Η χωρητικότητα δεν πρέπει να σε ενδιαφέρει μόνο ως μέγιστος αριθμός. Το σημαντικό είναι πόσα άτομα χωράει ο χώρος άνετα, με τραπέζια, καρέκλες, διάδρομο κίνησης, χώρο για μουσική, χορό ή δραστηριότητες.

Ένας χώρος μπορεί θεωρητικά να χωράει πολλά άτομα, αλλά να μη δημιουργεί την αίσθηση που θέλεις. Αντίστοιχα, ένας πολύ μεγάλος χώρος μπορεί να δείχνει άδειος αν η εκδήλωσή σου είναι μικρή.

Ρώτησε:

• Ποια είναι η ιδανική χωρητικότητα του χώρου;
• Πόσα άτομα χωράνε σε καθιστό τραπέζι;
• Πόσα άτομα χωράνε σε πιο χαλαρό setup;
• Υπάρχει χώρος για χορό, μουσική ή candy bar;
• Μπορεί να προσαρμοστεί η διάταξη ανάλογα με την εκδήλωση;

3. Τι περιλαμβάνεται στην τιμή;

Πριν συγκρίνεις τιμές ανάμεσα σε διαφορετικούς χώρους εκδηλώσεων, πρέπει να ξέρεις τι ακριβώς περιλαμβάνει κάθε προσφορά. Μια φαινομενικά χαμηλότερη τιμή μπορεί τελικά να μη συμφέρει, αν βασικά στοιχεία χρεώνονται έξτρα.

Ζήτησε να σου εξηγήσουν αναλυτικά τι περιλαμβάνεται στην τιμή και τι όχι.

Ρώτησε:

• Η τιμή περιλαμβάνει μόνο τον χώρο ή και υπηρεσίες;
• Περιλαμβάνονται τραπέζια, καρέκλες, σερβίτσια και λινά;
• Περιλαμβάνεται προσωπικό εξυπηρέτησης;
• Υπάρχει κόστος για καθαριότητα;
• Υπάρχουν έξτρα χρεώσεις για παράταση;
• Η τιμή περιλαμβάνει ΦΠΑ;

4. Υπάρχει μενού ή catering;

Το φαγητό είναι από τα στοιχεία που οι καλεσμένοι θυμούνται περισσότερο. Γι’ αυτό, πριν κλείσεις χώρο εκδηλώσεων, πρέπει να μάθεις αν υπάρχει έτοιμο μενού, αν συνεργάζεται με συγκεκριμένο catering ή αν μπορείς να φέρεις εξωτερικό συνεργάτη.

Αν ο χώρος διαθέτει δικό του μενού, ζήτησε να δεις επιλογές και να μάθεις αν μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες σου.

Ρώτησε:

• Υπάρχει διαθέσιμο μενού για την εκδήλωση;
• Μπορεί να προσαρμοστεί το μενού;
• Υπάρχουν επιλογές για παιδιά;
• Υπάρχουν επιλογές για vegetarian ή ειδικές διατροφικές ανάγκες;
• Περιλαμβάνονται ποτά και αναψυκτικά;
• Υπάρχει δυνατότητα δοκιμής μενού;

5. Τι ισχύει με τη διακόσμηση;

Κάθε εκδήλωση έχει διαφορετικό ύφος. Άλλο στήσιμο χρειάζεται ένας γάμος, άλλο μια βάπτιση, άλλο ένα παιδικό πάρτι και άλλο ένα εταιρικό event. Γι’ αυτό πρέπει να ξέρεις από πριν τι επιτρέπεται στον χώρο και τι όχι.

Κάποιοι χώροι προσφέρουν βασική διακόσμηση, ενώ άλλοι σου δίνουν πλήρη ελευθερία να συνεργαστείς με δικό σου διακοσμητή.

Ρώτησε:

• Υπάρχει βασική διακόσμηση στον χώρο;
• Μπορώ να φέρω δικό μου διακοσμητή;
• Υπάρχουν περιορισμοί σε κεριά, λουλούδια ή κατασκευές;
• Επιτρέπονται μπαλόνια, candy bar ή θεματικά props;
• Πότε μπορεί να γίνει το στήσιμο της διακόσμησης;
• Ποιος αναλαμβάνει το ξεστήσιμο μετά την εκδήλωση;

6. Τι ισχύει με μουσική, ήχο και φωτισμό;

Η μουσική και ο φωτισμός επηρεάζουν πολύ την ατμόσφαιρα της εκδήλωσης. Πριν κλείσεις χώρο, χρειάζεται να ξέρεις αν υπάρχει διαθέσιμος ηχητικός εξοπλισμός, αν μπορείς να φέρεις DJ ή μουσικούς και αν υπάρχουν περιορισμοί στην ένταση ή στο ωράριο.

Ρώτησε:

• Υπάρχει ηχητικός εξοπλισμός στον χώρο;
• Μπορώ να φέρω δικό μου DJ ή μουσικό σχήμα;
• Υπάρχει μικρόφωνο για ομιλίες ή παρουσιάσεις;
• Υπάρχει projector ή οθόνη για εταιρικό event;
• Μέχρι τι ώρα μπορεί να παίζει μουσική;
• Υπάρχουν περιορισμοί στην ένταση;

7. Υπάρχει εύκολη πρόσβαση και parking;

Η εμπειρία των καλεσμένων ξεκινάει πριν μπουν στον χώρο. Αν η πρόσβαση είναι δύσκολη ή δεν υπάρχει λύση για parking, μπορεί να δημιουργηθεί ταλαιπωρία, ειδικά σε γάμους, βαπτίσεις ή εταιρικές εκδηλώσεις με αρκετούς καλεσμένους.

Ρώτησε:

• Πού ακριβώς βρίσκεται ο χώρος;
• Είναι εύκολη η πρόσβαση με αυτοκίνητο;
• Υπάρχει διαθέσιμο parking κοντά;
• Είναι εύκολο να φτάσουν οι καλεσμένοι με ταξί ή μέσα μεταφοράς;
• Υπάρχει άνετη πρόσβαση για ηλικιωμένους ή άτομα με κινητικές δυσκολίες;

8. Τι γίνεται σε περίπτωση αλλαγής ή ακύρωσης;

Ακόμη κι αν όλα φαίνονται ξεκάθαρα, είναι σημαντικό να ξέρεις τι ισχύει αν χρειαστεί αλλαγή ημερομηνίας ή ακύρωση. Αυτό είναι κάτι που πρέπει να συμφωνηθεί από την αρχή, ώστε να αποφύγεις παρεξηγήσεις αργότερα.

Ρώτησε:

• Χρειάζεται προκαταβολή;
• Είναι επιστρέψιμη η προκαταβολή;
• Τι ισχύει σε περίπτωση αλλαγής ημερομηνίας;
• Υπάρχει γραπτή συμφωνία ή συμβόλαιο;
• Πότε πρέπει να γίνει η τελική εξόφληση;
• Τι γίνεται αν αλλάξει ο τελικός αριθμός καλεσμένων;

9. Ποιος θα είναι υπεύθυνος την ημέρα της εκδήλωσης;

Την ημέρα της εκδήλωσης, είναι σημαντικό να υπάρχει ένας άνθρωπος που γνωρίζει όλες τις λεπτομέρειες και μπορεί να συντονίσει τη ροή. Δεν θέλεις να ψάχνεις τελευταία στιγμή ποιος θα ανοίξει τον χώρο, ποιος θα μιλήσει με τον DJ ή ποιος θα λύσει ένα πρακτικό θέμα.

Ρώτησε:

• Θα υπάρχει υπεύθυνος του χώρου την ημέρα της εκδήλωσης;
• Ποιος συντονίζει το προσωπικό;
• Ποιος επικοινωνεί με τους εξωτερικούς συνεργάτες;
• Υπάρχει χρονοδιάγραμμα για την ημέρα;
• Ποιος διαχειρίζεται τυχόν αλλαγές της τελευταίας στιγμής;

10. Ταιριάζει ο χώρος στο ύφος της εκδήλωσής σου;

Πέρα από τα πρακτικά, πρέπει να σκεφτείς αν ο χώρος ταιριάζει πραγματικά με αυτό που έχεις φανταστεί. Ένας καλός χώρος εκδηλώσεων δεν πρέπει απλώς να είναι όμορφος. Πρέπει να υποστηρίζει το ύφος, την ατμόσφαιρα και την εμπειρία που θέλεις να δημιουργήσεις.

Αν θέλεις έναν πιο προσωπικό γάμο, μια ζεστή βάπτιση, ένα κομψό εταιρικό event ή ένα παιδικό πάρτι με άνεση για γονείς και παιδιά, ο χώρος πρέπει να μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες σου.

Ρώτησε τον εαυτό σου:

• Μπορώ να φανταστώ την εκδήλωσή μου εδώ;
• Ταιριάζει ο χώρος με το ύφος που θέλω;
• Νιώθω άνετα με την ομάδα του χώρου;
• Μου εξήγησαν ξεκάθαρα τι περιλαμβάνεται;
• Υπάρχει εμπιστοσύνη στην επικοινωνία;

Αν αναζητάς έναν κομψό και σύγχρονο χώρο εκδηλώσεων στην Κηφισιά για γάμο, βάπτιση, πάρτι ή εταιρική εκδήλωση, το Mayor Events μπορεί να φιλοξενήσει τη δική σου στιγμή με φροντίδα, αισθητική και προσοχή στη λεπτομέρεια.

Συχνές ερωτήσεις για την επιλογή χώρου εκδηλώσεων